Cubis – Konzept zur dynamischen Nutzung von Meeting- und Arbeitsräumen

Cubis – Konzept zur dynamischen Nutzung von Meeting- und Arbeitsräumen

Cubis ist eine modulare Plattform, die Providern Einsicht in die Nutzung ihrer Räumlichkeiten bietet und User beim Raumbuchungsprozess unterstützt, um so eine effizientere räumliche Auslastung von Coworking Spaces und Startup Hubs zu gewährleisten.


  1. Der Coworking Trend
  2. Research
  3. Ideation (#404 under construction
  4. Unser Ansatz
  5. Cubis
  6. Erweiterungen

Der Coworking Trend

Entwicklung

Coworking* findet immer mehr Anklang bei Unternehmern und Selbstständigen. In den letzten fünf Jahren hat sich die Anzahl von Coworking Spaces** in Deutschland auf über 500 verfünffacht.

Belegschaft

68 Mitglieder betreut ein deutscher Coworking Space im Jahr 2019 im Schnitt (13% mehr als 2018). Je mehr Mitglieder ein Coworking Space betreut, desto wirtschaftlicher arbeitet er in der Regel auch.

Wirtschaftlichkeit

Die aktuelle Auslastung deutscher Spaces von durchschnittlich 50% ist alarmierend. Nur jedes vierte Space schreibt grüne Zahlen. Mehr als die Hälfte der Betriebskosten fallen für die Miete der Spaces an.

Die Herausforderung

Um mehr Gewinn zu erzielen müssen Coworking Spaces ihre Auslastung steigern. Im Zuge dieser Auslastungssteigerung werden die vorhandenen Räumlichkeiten weitaus mehr belastet als dies aktuell der Fall ist. Deshalb gilt es, die zur Verfügung stehenden Arbeitsflächen so effizient wie möglich zu nutzen, ohne das die Arbeitsatmosphäre in den jeweiligen Coworking Spaces darunter leidet.


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Research

Marktrecherche

Bei der Marktrecherche stießen wir auf eine Vielzahl von sog. Arbeitsplatzmanagement Tools. Eine Auswahl der am erwähnstwertesten Lösungen wird hier aufgelistet:



Raumarten

Um ein besseres Verständnis über die Spaces, für die wir gestalten, zu erlangen haben wir uns intensiv mit verschiedensten Arten von Räumen beschäftigt. Dabei ging es uns in erster Linie herauszufinden, welche verschiedenen Raumtypen es gibt und wie diese genutzt werden.


Meetingräume

Der klassische Besprechungsräume für 6–16 Personen. Diese sind meist mit einem großen Tisch, Stühlen, einem großen Bildschirm oder Beamer und einem Whiteboard oder Flipchart ausgestattet. Diese Räume werden in der Regel für vertrauliche Besprechungen, Treffen mit Kunden oder Investoren, anderen formelle Meetings, Präsentationen oder Teambesprechungen genutzt.


Teamräume

Team Räume sind in der Regel gemütlicher gestaltet als Meetingräume und können, je nach Team und Space, auch sehr in ihrer Größe variieren. Sie sind nicht so formell wie Meetingräume und deshalb für die meisten Investoren oder Kundenmeetings ungeeignet. Die Ausstat-tung der Räume ist meist flexibler und kann je nach Anlass angepasst werden. Da diese Räumlichkeiten jedoch meist für Konzept- oder Kreativarbeit genutzt werden, befinden sich in den meisten Whiteboards und/oder Flipcharts.


Arbeitsräume

In die Kategorie Arbeitsräume fallen unter anderem Büros, Fokus- und Shared-Desk Räume. In diesen Räumen findet der Hauptteil der Arbeit in den Spaces statt. Sie werden kaum für Meetings verwendet, da die Atmosphäre und der Platz auf Produktivität ausgelegt ist. Außerdem würde man andere Teammitglieder bei der Arbeit stören.


Social Spaces

Social Spaces kamen erst in den letzten Jahren auf. Sie liegen zentral in den Spaces und können nicht gebucht oder reserviert werden. In der Regel sind diese offen und beherbergen eine Kaffeemaschine und/oder eine Küche. Sie sind oft mit einem Mix aus verschiedenen Sitzgelegenheiten ausgestattet und haben keine Bildschirme oder andere Medien. An diesen Orten findet ein “chaotischer Austausch” statt. Das heißt Member treffen sich zufällig und reden über vorher nicht festgelegte Themen. Diese Spaces können auch für nicht vertrauliche oder lockere Besprechungen oder Pausen genutzt werden.


Dialog Spaces

Dialog Spaces sind Räumlichkeiten die einzig für Besprechungen gedacht sind. In diese Kategorie fallen Huddle Rooms und Dialog- und Telefonboxen. Diese Räume sind oft klein und nur mit dem Nötigsten ausgestattet. Diese Räume sind für einen möglichst effizienten Austausch zwischen wenigen Leuten gedacht.


Coworking

Coworking Flächen werden von Selbstständigen zum fokussierten Arbeiten und Netzwerken genutzt. Hierbei können die einzelnen Arbeitsplätze nicht reserviert werden.


Meetingformate

Um die Anforderungen, Vorraussetzungen und Ziele jedes Meetings besser voneinander Unterscheiden zu können, kategorisierten wir alle uns bekannten Meetingformaten in drei Hauptkategorien:


1. Update Meetings

(Hierunter fallen alle Meetings, in denen es darum geht, sich auf dem Laufenden zu halten oder abzustimmen.)

  • • One-on-Ones, Jour-Fixe, Kick-Off, Feedback- und Präsentationsmeeting.

2. Feedback-Meetings

( Zusammentreffen, in denen man gezielt über ein Thema spricht, alle Teilnehmer miteinander interagieren und entsprechende Lösungen entwickeln oder Input eingeholen.)

  • • Brainstormings, Workshops, Designmethoden oder auch Teambuilding, etc. Aber auch die klassischen “Lass mal zu Thema XY Zusammensetzten”-Meetings gehören hierzu.

3. Decission-Meetings

(Bei der letzten Kategorie von Meetings dreht sich alles darum eine Entscheidung zu treffen. In diesen Meetings soll nichts mehr erarbeitet werden, sondern es gibt eine klare Auswahl von möglichen Vorgehens- weisen und das Team und/oder das Management muss sich für eine davon entscheiden.)

Interviews

Zum besseren Verständnis der gegenwärtigen Meeting- und Arbeitsraum Situation, führten wir eine Reihe von qualitativen Interviews. Zielgruppe waren Coworking Spaces und Startup Hubs im Raum Stuttgart, Esslingen und Aalen. Interessant war die große Diversität der einzelnen Spaces, sowie die Unterschiede bei der Herangehensweise an Raumbuchungen.


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Ideation

to be updated, soon!


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Unser Ansatz

Der Meeting-Planungs-Prozess

Ein lückenloser und dementsprechend gut durchdachter Planungsprozess ist richtungsweisend für ein erfolg- und ertragreiches Meeting. Auf dem Weg zu einer guten Planung müssen allerdings eine Menge Hürden genommen werden. Diese Hürden haben wir aufgedeckt und konnen somit bei der Überwindung dieser Hindernisse Hilfestellung geben.



Aufbau

Kern

Die Erkentnisse unseres Researches waren eindeutig, wir müssen ein Produkt entwickeln welches möglichst flexibel ist, um sich so den Gegebenheiten der Coworking Spaces anzupassen. Dies kann gewährleistet werden indem wir ein „Kern-Produkt“ anbieten, welches für alle Provider von Interesse ist und einen eindeutigen Mehrwert gegenüber dem Status Quo liefert.


Erweiterungen

Über Erweiterungen ist es möglich die Nutzungserfahrung unseres Produktes zu verbessern und zu präzisieren. Diese Add-Ons sind allerdings kein „must-have“. Sollte allerdings das Interesse an solchen Erweiterungen bestehen, decken wir diese Sparte mit unserem Produkt ebenfalls ab.

Zum Kapitel "Erweiterungen"...


Ziel- und Nutzergruppe

Zielgruppe unseres Tools sind die Besitzer und Betreiber von Coworking Spaces, die sog. Provider. Diese entscheiden schlussendlich darüber ob unser Tool in ihrem Space zum Einsatz kommt. Nutzer werden aber vielmehr auf die Coworker in einem Spaces sein, die sog. Member. Diese werden anhand unseres Tools Meetingräume buchen. Dabei lässt sich diese "Member-Nutzergruppe" noch in weitere Untergruppen, mit leicht unterschiedlichen Anforderungen aufteilen.



Ökosystem

Als Ausgangspunkt unseres Tools dient eine Web-App welche die zentralen Funktionen vereint und als primäre Schnittstelle, an derer sich alle anderen sekundären Schnittstellen anknüpfen können, fungiert. Desweiteren werden User über Statusänderungen via Notifications informiert. Über ein Widget kann schnell und präzise vom Desktop aus auf die Webapp zugegriffen werden.


Web-App

Die Web-App ist der Kern unseres Produkts und fungiert in unserem Anwendungsfall als Ausgangspunkt, aller zentralen Funktionen. Über sie können die User Einblick in Räume, Services und Hardware erlangen, welcher ihr Space anbietet. Ferner werden hier Informationen zu Meetingraum Buchungen und Statistiken aufgeführt. Überdies startet der User über die Web-App den Buchungsprozess für Meetingräume.


Notifications

Notifications helfen unseren Usern, indem diese als Erinnerungstütze und Meeting Timer dienen. So werden Notifications angezeigt wenn:
• In Kürze ein Meeting ansteht, bei welchem der User Teilnehmer ist,
• Die gebuchte Dauer eines Meetingraums bald beendet ist,
• Hierbei gibt die Notification, die Option die Raumbuchung zu verlängern (Falls der Raumbuchungskalender dies erlaubt), sollte ein Folgemeeting existieren informiert die Notification über ggf. andere freie Räume die ähnlich geeignet sind.


Widget

Das Widget dient in unserem Produkt als sekundäre Schnittstelle, welche den User über jegliche Neuigkeiten informiert. Sei es eine aktuelle Einladung zu einem Meeting, welches über unser Produkt abgeschlossen worden ist, Neuerung im Bereiche des Coworking Spaces oder die Einsicht in momentan freie Meetingräume. Des Weiteren bietet es gezielte, schnelle Absprünge, auch auf mögliche Unterseiten, der Web-App an.

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Cubis

Navigationskonzepte

Die Navigation ist eines der zentralen Elemente einer jeden Applikation. Sie legt fest wie der User durch die einzelnen Teile einer Anwendung navigiert und gibt zu einem bestimmten Maße auch mit vor, wie der Inhalt der Applikation strukturiert ist. Die Position der Navigation hat darüber hinaus auch großen Einfluss auf den Content. Je nachdem wo Sie angebracht ist verändert sich das Seitenverhältnis des restlichen Platzes auf dem Bildschirm. Dem könnte man entgegenwirken, wenn die Navigation in manchen Bereichen der Applikation eingeklappt wird oder verschwindet. Eine solche dynamische Navigation kann den User jedoch auch verwirren. Im Folgenden betrachten wir unser Vorgehen, sowie verschiedenen Arten der Navigation, die wir uns im Zuge unserer Recherche angeschaut haben.



Der Buchungsprozess

Der Buchungsprozess ist das Kernstück unserer Anwendung und ein Großteil unseres USP. Um sicherzustellen, dass der Prozess gut funktioniert und von allen Usern verstanden wird haben wir ihn schon während der Konzeptphase immer wieder getestet, angepasst und neu evaluiert.



Ziel

Das Ziel unseres Buchungsprozesses ist es, den bestmöglichen Raum für das anstehende Meeting zu finden und den Space so gleichmäßig wie möglich auszulasten. Verschiedenen Meeting Formate haben unterschiedliche Anforde- rungen an die Räumlichkeiten. Beispielsweise braucht ein Raum, in dem Präsentationen stattfinden einen großen Bildschirm oder einen Beamer. Ebenfalls sollte ein sehr formelles Kundenmeeting, mit Anzugträgern, nicht in einem bunten Raum, in dem es nur Sitzsäcke gibt, stattfinden. Indem wir unsere User den idealen Raum empfehlen, dazu anregen nicht immer aus Gewohnheit denselben Raum zu buchen, und Hilfestellung bei der Terminfindung geben, kann die Auslastung von Räumlichkeiten besser gesteuert werden.


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Anpassbarkeit
Unsere Anwendung ist eine sog. White-Label-Lösung, d.h., dass wir ein Default-Design vorgeben, dem Kunden jedoch alle Freiheiten lassen, dieses nach seinen Ansprüchen anzupassen. Dabei können Provider vier Dinge anpassen:
• Möglichkeit von einem hellen und einem dunklen Design,
• Einbindung von Logo und Schriftarten (nur Überschriften),
• Anpassung der Highlightfarbe,
• Wahl zwischen abgerundeten oder eckigem Erscheinungsbild.
Dies sorgt dafür, dass unser Tool immer eine ähnliche Designsprache spricht, wie das Space in dem es angewendet wird. Dabei wurden die anpassbaren Bereich so gewählt, dass diese keine Änderungen im Funktionsumfang beeinflussen können. (Allerdings ist es noch möglich, dass der Provider eine ungünstige Highlightfarbe wählt, welche den Systemfarben zu sehr ähnelt.)

dark-mode


gelb



Erweiterungen

Hardware Add-ons

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Software Add-ons

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Service Updates

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